Reisekostenabrechnung

Ein neuer Reisetag übernimmt beim Anlegen automatisch Land/Ort des vorherigen Reisetags sowie das Folgedatum (sofern innerhalb des Reisezeitraums) – bei Bedarf einfach ändern. Grundregel: Bei mehreren Orten an einem Tag gilt der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird (Ankunftsort). Für nicht gelistete Länder wird automatisch der Pauschbetrag für Luxemburg angesetzt (amtliche Auffangregel). Diese App-Version enthält amtliche Sätze für die Reisejahre 2020–2026; für Daten außerhalb dieses Zeitraums kann keine Pauschale berechnet werden (Kennzeichnung „n. v.“).

Rückreisetag aus dem Ausland: Wird am letzten Tag einer mehrtägigen Auslandsreise vor 24 Uhr Ortszeit wieder Deutschland erreicht, ist für diesen Tag als Land das Land des letzten Tätigkeitsorts im Ausland einzutragen, nicht „Deutschland“ (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Es gilt dann die An-/Abreise-Pauschale dieses Landes; auch die Kürzung für ein gestelltes Hotelfrühstück bemisst sich nach dem 24-Std.-Satz dieses Landes (z. B. Paris 2026: Pauschale 36 €, Kürzung 20 % von 53 € = 10,60 €). „Deutschland“ ist nur bei reinen Inlandstagen einzutragen – oder für den Ankunftstag, wenn Deutschland erst nach Mitternacht erreicht wird (dann ist der Vortag ein voller Auslandstag).

Gestellte Mahlzeiten: Häkchen setzen, wenn die Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt wurde – Hauptfall: Hotelfrühstück auf der Firmenrechnung. Die Kürzung beträgt 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag-/Abendessen) der 24-Std.-Pauschale des maßgebenden Landes, auch an An-/Abreisetagen, höchstens bis auf 0 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, dieses unter dem Häkchen eintragen; es mindert den Kürzungsbetrag der jeweiligen Mahlzeit (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).

Nicht im Tool abgebildet: Bei Abwesenheit von nicht mehr als 8 Std. gibt es keine Pauschale und keine Kürzung – eine gestellte Mahlzeit ist dann aber mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen (§ 8 Abs. 2 Satz 8 und 9 EStG). Mahlzeiten mit einem Preis über 60 € sind keine „üblichen“ Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG; sie sind mit dem tatsächlichen Wert Arbeitslohn und lösen nach Verwaltungsauffassung keine Kürzung aus – Häkchen dann nicht setzen und Lohnabrechnung beachten.

Kilometerpauschale: 0,30 €/km (Pkw), 0,20 €/km (Motorrad/Moped) – unverändert seit 2020. Bei „Sonstige“ (Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen) tatsächlichen Beleg-Betrag eintragen.

„Von"/„Bis" erfassen den gesamten Übernachtungszeitraum (z. B. mehrere Nächte im selben Hotel); die Pauschale wird automatisch mit der Anzahl der Nächte multipliziert. Die Übernachtungspauschale (ohne Beleg) ist steuerlich nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber zulässig und nur im Ausland vorgesehen. Für den Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer selbst zählen ausschließlich die tatsächlichen, belegten Kosten. Für Reisejahre außerhalb 2020–2026 liegt kein amtlicher Satz vor (Kennzeichnung „n. v.“).

z. B. Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, dienstliche Telefonate. Grundsätzlich ist jede Position einzeln zu belegen.